Wie ein Beirat Unternehmen bei der Nachfolge unterstützt

Ein gut besetzter und effektiv arbeitender Beirat kann den Erfolg einer Firma maßgeblich beeinflussen – insbesondere in Phasen der Nachfolge oder bei komplexen Gesellschafterstrukturen.

Dr. David Hoeflmayr

Ein Beirat liefert einen wichtigen Beitrag dazu, das Unternehmen auf eine erfolgreiche Nachfolge vorzubereiten

www.hoeflmayr.de

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INHALT

Wozu ein Beirat?

Mehrwert eines Beirats

Den Beirat besetzen

Effektive Zusammenarbeit

Befugnisse des Beirats

Rechtsgrundlagen und Dokumentation

Fazit

WARUM EIN BEIRAT FÜR UNTERNEHMEN IN DER NACHFOLGESITUATION UND BEREITS DAVOR BESONDERS SINNVOLL SEIN KANN

Ein Beirat kann für Unternehmen, insbesondere in der Phase der Unternehmensnachfolge, einen erheblichen strategischen Mehrwert bieten. Seine Rolle reicht von der Unterstützung bei wichtigen Entscheidungen bis hin zur Moderation komplexer Gesellschafterkonstellationen. Dieser Artikel beleuchtet die verschiedenen Vorteile eines Beirats, gibt praktische Empfehlungen zur Besetzung und Zusammenarbeit und erläutert, wie Unternehmen den Beirat effektiv in ihre Strukturen integrieren können.

1. MEHRWERT EINES BEIRATS – WEITBLICK UND EXPERTISE VON AUSSEN

Eine unabhängige Perspektive:
Führungskräfte und Gesellschafter sind oftmals so tief in das Tagesgeschäft und die internen Strukturen eines Unternehmens eingebunden, dass der Blick für das große Ganze oder für kritische Entwicklungen verloren geht. Ein Beirat bringt eine unabhängige, langfristige Sichtweise ein und kann somit helfen, blinde Flecken zu erkennen und strategische Entscheidungen fundierter zu treffen.

Fachliche Kompetenz:
Beiratsmitglieder verfügen häufig über spezifisches Fachwissen in Bereichen wie Finanzen, Recht, Marketing oder Technologie. Diese Expertise kann das Unternehmen gezielt in den Disziplinen stärken, die für die zukünftige Entwicklung entscheidend sind. Sie fungieren als Berater, Sparringspartner und kritische Hinterfrager.

Risikomanagement und Kontrolle:
Beiräte können eine überwachende Funktion übernehmen und dabei helfen, Risiken in wichtigen Bereichen wie dem Jahresabschluss oder der IT-Sicherheit aufzudecken.

Netzwerk und Kontakte:
Durch den Zugang zu einem breiten Netzwerk bringen Beiräte wichtige Geschäftskontakte und Branchenkenntnisse ein, die dem Unternehmen Wachstumschancen eröffnen können.

Moderation bei Gesellschafterkonflikten:
In Unternehmen mit komplexen Gesellschafterstrukturen hilft der Beirat, unterschiedliche Interessen und Ansichten zu bündeln und eine gemeinsame Richtung zu entwickeln. Der Beirat kanalisiert die Interessen der Gesellschafter und bringt diese gegenüber der Geschäftsführung wirkungsvoll ein. Als neutraler Vermittler kann er potenzielle Konflikte frühzeitig entschärfen.

Besonders wertvoll in Nachfolgesituationen:
In der Nachfolgephase eines Unternehmens kann der Beirat eine besonders wichtige Rolle spielen. Er unterstützt nicht nur bei der Identifikation eines geeigneten Nachfolgers oder Käufers, sondern sorgt auch für eine reibungslose Übergabe. Die Erfahrung der Beiratsmitglieder kann dabei helfen, typische Fehler in der Nachfolgeplanung zu vermeiden und sicherzustellen, dass der Nachfolger die notwendigen Fähigkeiten und das Vertrauen der Belegschaft besitzt, um das Unternehmen erfolgreich weiterzuführen. Bei einem Unternehmensverkauf kann er dabei unterstützen, dass der Prozess optimal durchgeführt wird.

Ein Beirat kann zudem sicherstellen, dass die Unternehmensstrategie auch während des Nachfolgeprozesses kontinuierlich weiterverfolgt wird und keine wichtigen Entscheidungen aufgeschoben werden. Dies verhindert, dass das Unternehmen während der Übergangsphase an Dynamik verliert oder gar in eine Krise gerät.

Je früher Sie daran denken, wann und wie Sie mit wem über Ihre Verkaufsüberlegungen sprechen, umso besser für den gesamten Prozess, für Ihr Team und letztlich für Sie selbst.

2. WIE BESETZEN SIE DEN BEIRAT? – KLARE ZIELE UND GEZIELTE AUSWAHL

Die Auswahl der Beiratsmitglieder ist entscheidend für dessen Erfolg und den Nutzen, den er dem Unternehmen bringt. Statt sich auf naheliegende Personen wie den Steuerberater oder den Hausanwalt zu beschränken, sollten Sie gezielt nach der bestmöglichen Besetzung suchen. Der Mehrwert eines gut besetzten Beirats liegt in seiner Vielfalt und Fachkompetenz.

Richtlinien und Empfehlungen für die Besetzung:
Für größere Unternehmen gibt es klare Vorgaben, wie Aufsichtsräte zusammengesetzt sein sollten. Der Deutsche Corporate Governance Codex gibt hier eine hilfreiche Orientierung:

„Der Aufsichtsrat ist so zusammenzusetzen, dass seine Mitglieder insgesamt über die zur ordnungsgemäßen Wahrnehmung der Aufgaben erforderlichen Kenntnisse, Fähigkeiten und fachlichen Erfahrungen verfügen und die gesetzliche Geschlechterquote eingehalten wird … Der Aufsichtsrat soll für seine Zusammensetzung konkrete Ziele benennen und ein Kompetenzprofil für das Gesamtgremium erarbeiten. Dabei soll der Aufsichtsrat auf Diversität achten…“

Diese Empfehlung lässt sich auch für Beiräte anwenden. Eine bewusste, strategische Auswahl der Mitglieder nach Kompetenzen, Erfahrung und Unabhängigkeit ist der Schlüssel zum Erfolg.

Die richtigen Fragen vor der Auswahl klären:
Bevor Sie die Personen auswählen, sollten Sie Klarheit zu drei Fragebereichen gewinnen:

Welche Ziele verfolgen Sie mit dem Beirat?
Soll der Beirat rein beratend tätig sein, oder soll er auch überwachende Funktionen übernehmen? Soll er die Interessen der Gesellschafter repräsentieren oder eher moderieren? Soll der Beirat besonders bei einer Nachfolge oder Krise eine aktive Rolle spielen? Soll er bindende Entscheidungen fällen (und auch dafür eventuell auch haften)? Je klarer Sie diese Ziele abstecken, desto gezielter kann die Personalauswahl erfolgen.
Welche Kompetenzen benötigen Sie im Beirat?
Welche Disziplinen sind für die Zukunft Ihres Unternehmens entscheidend? Geht es um Personalentwicklung, Wachstum, Digitalisierung oder Nachhaltigkeit? Wer bringt Branchenwissen mit und wer behält die Finanzen im Blick? Nicht jede Disziplin muss im Beirat vertreten sein. Es hilft aber, die Kompetenzen bewusst auszuwählen, die Ihr Unternehmen in den kommenden Jahren voranbringen.
Wie soll die Zusammensetzung des Beirats aussehen?
Entscheiden Sie, ob Sie lieber eine kleine Gruppe von Generalisten möchten oder eine größere Gruppe von Spezialisten. Wie unabhängig von den Gesellschaftern sollen die Mitglieder sein? Diversität spielt dabei auch eine Rolle – in Bezug auf Alter, Geschlecht, Nationalität und auch die Persönlichkeit. Wie viel Zeit und Initiative sollen sie mitbringen?

Die konkrete Suche – Schritt für Schritt:
Wenn Sie diese Fragen beantwortet haben, können Sie das Profil für das Gremium und die einzelnen Mitglieder erstellen. Die Besetzung läuft ähnlich wie jede andere Personalsuche ab:

Besetzung des Vorsitzes:
Starten Sie mit der Besetzung des Beiratsvorsitzes. Diese Person sollte die Leitung übernehmen und idealerweise in die Auswahl der anderen Mitglieder involviert werden.
Verbreitung des Profils:
Verteilen Sie das erstellte Anforderungsprofil in Ihrem Netzwerk und nutzen Sie auch professionelle Plattformen oder Berater, um geeignete Kandidaten zu finden.
Auswahlprozess:
Führen Sie strukturierte Vorstellungsgespräche und wählen Sie die Kandidaten, die am besten zu den definierten Anforderungen passen.

Sie haben mit Persönlichkeiten zu tun, die eben keinen „Job“ nötig haben und auch keine „Absage“ kassieren wollen. Daher ist etwas mehr Fingerspitzengefühl gefragt. Das sollte Sie aber nicht davon abhalten, konsequent nach der optimalen Besetzung zu suchen.

Strukturierte Auswahl bringt langfristigen Erfolg
Der Aufwand lohnt sich: Je klarer Sie das Anforderungsprofil definieren, je größer die Kandidatenauswahl ist und je objektiver Sie die Kandidaten selektieren, desto größer wird der Nutzen des Beirats sein.

3. EFFEKTIVE ZUSAMMENARBEIT MIT DEM BEIRAT – STRATEGISCHE PARTNERSCHAFT STATT MIKROMANAGEMENT

Eine effektive Zusammenarbeit mit dem Beirat ist entscheidend für den Erfolg des Gremiums und den Mehrwert, den es Ihrem Unternehmen bringen kann. Es reicht nicht aus, den Beirat nur zu installieren – die Art und Weise, wie Sie ihn einbinden und wie Sie mit ihm kooperieren, ist entscheidend.

Regelmäßige Sitzungen für kontinuierliche Überwachung:
Planen Sie regelmäßige Sitzungen ein, um den Fortschritt zu überwachen und strategische Themen zu diskutieren. Mindestens 3 bis 4 Sitzungen pro Jahr sollten angesetzt werden. In besonderen Situationen wie Krisen oder bei wichtigen Entscheidungen können zusätzliche Ad-hoc-Treffen notwendig werden. Eine regelmäßige Interaktion sorgt dafür, dass der Beirat stets auf dem neuesten Stand ist und das Unternehmen strategisch begleiten kann.

Kontinuität zwischen den Sitzungen:
Die Zusammenarbeit sollte nicht auf die Sitzungen beschränkt bleiben. Halten Sie den Kontakt zwischen den Sitzungen aufrecht – beispielsweise durch monatliche Updates per E-Mail oder regelmäßige Telefonate. Dies ermöglicht es, den Beirat auch kurzfristig in Entscheidungsprozesse einzubeziehen. Zudem können kleinere Arbeitsgruppen oder Ausschüsse gebildet werden, die sich zwischen den Sitzungen intensiver mit spezifischen Themen befassen.

Sorgfältige Vorbereitung der Sitzungen:
Eine strukturierte Vorbereitung ist entscheidend. Versenden Sie die Agenda und alle relevanten Unterlagen mindestens eine Woche vor der Sitzung, damit sich die Mitglieder ausreichend vorbereiten können. Priorisieren Sie dabei strategische Fragestellungen, bei denen der Beirat den größten Mehrwert bieten kann. Besprechen Sie die Agenda vorab mit dem Beiratsvorsitzenden, um sicherzustellen, dass die wichtigsten Punkte berücksichtigt werden.

Agenda und Sitzungsablauf klar definieren:
Beginnen Sie die Sitzung mit einem Überblick über den aktuellen Stand des Unternehmens – etwa Marktentwicklungen, wichtige Projekte oder geplante Maßnahmen und die aktuellen Zahlen. Anschließend sollten Sie sich auf strategische Diskussionen und spezifische Entscheidungsfragen konzentrieren. Setzen Sie klare Zeitvorgaben für jeden Tagesordnungspunkt, um die Sitzung effizient zu gestalten. Schaffen Sie Raum für offene Diskussionen, in denen Beiratsmitglieder ihre Meinungen und Empfehlungen einbringen können.

Nachbereitung und Follow-up:
Erfassen Sie die wichtigsten Punkte und Beschlüsse der Sitzung in einem Protokoll und verteilen Sie dieses zeitnah an alle Mitglieder. Verfolgen Sie die Umsetzung der Empfehlungen und Beschlüsse und informieren Sie den Beirat über den Fortschritt. So stellen Sie sicher, dass Entscheidungen nicht nur auf dem Papier bestehen, sondern auch tatsächlich umgesetzt werden.

Vertrauensvolle Zusammenarbeit aufbauen:
Eine offene und vertrauensvolle Kommunikation mit dem Beirat ist essenziell. Halten Sie den Beirat über alle wesentlichen Entwicklungen informiert und beziehen Sie ihn frühzeitig in wichtige Entscheidungen ein. Der Beirat kann seine Rolle nur dann voll ausüben, wenn er umfassend informiert ist. Seien Sie auch offen für kritisches Feedback und nutzen Sie es, um Ihre Unternehmensstrategie kontinuierlich zu verfeinern.

Vermeidung von Mikromanagement:
Achten Sie darauf, dass der Beirat sich auf strategische Fragestellungen konzentriert und nicht in das operative Tagesgeschäft eingreift. Die Rolle des Beirats liegt in der strategischen Beratung und Kontrolle – Mikromanagement durch den Beirat sollte vermieden werden, um das operative Geschäft nicht zu beeinträchtigen.

Auch hier gilt: Die erfolgreiche Arbeit mit einem Beirat bedeutet Aufwand. Je mehr Sie in die Zusammenarbeit investieren, desto mehr Wert kriegen Sie zurück. Wenn Sie nicht die Zeit und Motivation haben, sich die manchmal unbequemen Fragen nicht antun wollen, lassen Sie es besser.

Checkliste Beirat

Überprüfen Sie die Schritte, die es für einen effizienten Beirat und für die Weiterentwicklung Ihrer Firma benötigt.

Checkliste Beirat als Erfolgsfaktor

Überprüfen Sie die Schritte, die es für einen effizienten Beirat und für die Weiterentwicklung Ihrer Firma benötigt.

4. WELCHE BEFUGNISSE GEBEN SIE IHREM BEIRAT?

Bei einer Aktiengesellschaft gibt es recht klare Vorgaben, welche Aufgaben Vorstand, Aufsichtsrat und Hauptversammlung haben. Ebenso bei einer GmbH mit Geschäftsführung und Gesellschafterversammlung. Dagegen sind die Aufgaben des GmbH-Beirats nicht vorgegeben.

Beratender Beirat oder Entscheidungsträger?
Ein Beirat kann rein beratend tätig sein oder mit Entscheidungsbefugnissen ausgestattet werden. Beratende Beiräte hinterfragen Entscheidungen, zeigen Schwachstellen auf, geben Impulse und Empfehlungen, tragen mit übergeordneter Sicht und besonderer Erfahrung bei und erweitern das Netzwerk des Unternehmens. Sie sind Coaches, Berater, Gutachter … Sie treffen jedoch keine Entscheidungen, was ihnen eine eher unterstützende Rolle zuweist. Etwas mehr Biss können Sie einem beratenden Beirat durch Regeln verleihen, beispielsweise, wenn die Geschäftsführung aktiv erklären muss, warum sie einer Empfehlung des Beirats nicht gefolgt ist.

Entscheidungsbefugter Beirat:
Anders ist es bei einem entscheidungsbefugten Beirat. Hier lassen sich die Befugnisse individuell regeln. Beispiele könnten sein:

Zustimmungsvorbehalte bei größeren Geschäften

Bestellung und Entlassung der Geschäftsführung

Strategische Beschlussfassung für das Unternehmen

Diese Rechte zu übertragen hat klare Vorteile: Es professionalisiert die Überwachung der Geschäftsführung und stellt sicher, dass wichtige Entscheidungen umfassend überprüft werden. Der Beirat kann zudem die Willensbildung zwischen Gesellschaftern moderieren, was besonders bei komplexen Gesellschafterstrukturen von Vorteil ist.

Komplexität und Konfliktpotenzial:
Dem Beirat solche weitreichenden Befugnisse zu geben, bringt jedoch auch mehr Komplexität mit sich. Es kann zu Spannungen zwischen Beirat, Geschäftsführung und Gesellschafterversammlung führen, besonders wenn die Entscheidungsbefugnisse nicht klar abgegrenzt sind.

Wann mehr Befugnisse sinnvoll sind:
Ein entscheidungsbefugter Beirat bietet sich vor allem dann an, wenn die Geschäftsführung mehr Unterstützung braucht, als die Gesellschafterversammlung leisten kann. Dies ist oft der Fall, wenn die Gesellschafter weiter vom Tagesgeschäft entfernt sind, heterogene Interessen verfolgen oder das Unternehmen sich in einer Veränderung oder in rauerem Fahrwasser befindet.

RECHTSGRUNDLAGEN UND DOKUMENTATION:

Die Rechte und Pflichten eines Beirats können über verschiedene Wege geregelt werden:

Eine Beiratsordnung legt die Spielregeln fest, z.B. durch eine Checkliste von Rechten und Pflichten.
Bei einem beratenden Beirat können Beraterverträge mit den Beiratsmitgliedern abgeschlossen werden.
Bei einem aufsichtsratsähnlichen Beirat, der echte Befugnisse erhält, sollte eine juristische Beratung erfolgen, um sicherzustellen, dass alle rechtlichen Anforderungen erfüllt sind.

Der Beirat als Erfolgsfaktor in der Nachfolge

Ein gut besetzter und effektiv arbeitender Beirat kann den Erfolg eines Unternehmens maßgeblich beeinflussen – insbesondere in Phasen der Nachfolge oder bei komplexen Gesellschafterstrukturen. Durch eine gezielte Auswahl der Mitglieder, eine strukturierte Zusammenarbeit und klare Befugnisse lässt sich der maximale Nutzen aus dem Beirat ziehen und so die Weichen für eine erfolgreiche Zukunft stellen.

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